• 每次分配工作都得开个会做笔记,好浪费时间··· ——某部门经理
  • 想快速浏览每项工作的进展,点进去一个个看太麻烦了··· ——某项目负责人
  • 天天忙着出差,不知道这个项目进展到哪了··· —— 某CEO

我们总是抱怨工作中存在着诸多问题和不舒适。但其实,改变并没有我们想象中那么困难。

现在,ONES.AI  正式推出三大新功能:

-「支持灵活自定义的子任务」
-「快捷查看任务关键信息」
-「数据报表系统」

希望我们一点改变能够给有以上苦恼的团队带来一些的帮助。


/01/

拆解,是完成任务最好的方式

很早以前,我们开始内测的时候,就有用户告诉我们,他们希望有足够好用的子任务功能,因为用单一一条任务去记录一件工作不够详细,在异步沟通的工作场景中,信息传递效率显得十分低下。是的,子任务很重要,但是我们不想把它做成一个简单的  to do list ,它必须足够灵活,足够承载实际工作中多维度的信息传递需求。

举个例子,对于研发的同学来讲,一个产品需求可以拆分成多个功能点和开发点,而且大多数时候是几位同学一起负责,因此需要用到多维度的特性去记录每一条子任务,并分配给不同的团队成员,这在实际工作中特别常见。

所以,当你觉得一个任务无法完成的时候,或者不知从何下手的时候,对它进行分解吧。

因此,子任务同样需要自定义属性去满足多维度记录,只有传达了足够详细的信息,才能在工作分配的时候一步到位,减少频繁沟通、会议、邮件带来的干扰。

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点击子任务可以进入编辑界面,同样可以设定负责人、截至日期、紧急度,并且它同样拥有灵活的属性模板,支持上传文件讨论,简而言之,它的功能和任务别无二致。这下,无论多么复杂的任务,都可以进行全方位分解了。

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这不是一个全新或者是复杂的需求,甚至在所有的协同工具中它只是一个标配,但我们同样希望尽力做得更好,我们关注的是每一位用户第一次使用时候是否有那么一丝丝惊喜,觉得“没错,这就是我需要的东西了。”

 

/02/

快捷查看任务关键信息

在这个版本,我们再一次丰富了任务列表承载的信息,属性可以显示在任务列表了。

相信所有用 to do list 进行任务管理的同学都不会陌生,项目中的任务密密麻麻,却不知道每个任务的关注点应该在哪里,哪些任务应该被重点关注,每次都需要花时间去查看和筛选,但还是免不了会有漏网之鱼。

现在,你只需要将需要显示的属性设置为可见,无需点进任务详情,就能快速浏览所有任务的关键信息了。

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如果你还不了解任务属性是什么,应该怎么用的话,那么这个 Tips 可以帮到你。

「任务属性」就像一个信息表格,你可以通过添加多个属性,多维度记录任务包含的信息,便于查看和管理。

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我们发现许多团队使用工具都不能坚持下去的原因是觉得麻烦,“我开个聊天窗就能办到的事,为什么要在这里多写一遍?” 但这样做的结果是,常常无法一次性传达所有的信息,因为每件工作都在不同人之间不断流转和推进。

所以我们设计了任务属性,它非常灵活,可以根据任务的需求和特点任意配置;同时提供了各类项目模板,它们足够深度,适合各种各样的业务场景和工作场景。

每一个产品功能的出发点都是好的,但我们还得让它真正有用并且用起来得心应手。足够灵活可配置的任务属性可以让工作流转更加顺畅,信息传递更加高效和全面;而任务列表可以显示属性,让查看所有任务的关键信息更加方便快捷,更加有效有针对性的地推进任务完成。

 

/03/

智能数据报表系统 1.0

一直以来,我们坚持做着同一件事:和更多团队交流,了解他们工作过程中遇到各种问题。我们发现有这样一些普遍存在的现象:

  • 每个人手头上的事都很多,除了开会和工作汇报,大部分 CEO 和部门经理们 不知道某项工作/某位成员的工作做到哪了。

  • 工作结果出问题时才被发现,但亡羊补牢往往为时已晚,因为缺少可以用来做过程评估的工具。

如果有更加灵活、量化的管理方式,是不是这些问题就能解决或者是得以缓解呢?结合这些情况,我们尝试推出了数据报表系统1.0版本。

ONES.AI 数据报表系统是通过可视化的数据图表「 跟踪工作进展」和「展示当前结果 」的一个工具。包括「团队数据报表」和「项目数据报表」两部分。

 

「团队数据报表」

「团队数据报表」除了最基础的团队概览,设置了三张报表:

-项目健康度报表

-成员活跃度排行

-团队活跃日历

目前仅支持团队管理员查看团队数据报表。在下一个版本中,团队管理员将可以为其他成员配置查看报表的权限。

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-项目健康度报表

ONES.AI 根据项目内任务的进展阶段和完成度评估项目健康度。一个项目中最受关注的应该是「未完成任务」,ONES.AI 根据任务的受关注度将任务分为「紧急」、「预期」、「沉默」(30天内没有完成的任务)、「其他」(正常进行中的任务)、「已完成」五种状态。

你可以重点关注项目中的紧急、逾期、沉默任务的数量,当这三种任务数占比过大,说明该项目正处于“不健康”的状态。

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-成员活跃度排行

ONES.AI 根据成员创建任务和完成任务的数量,统计成员的活跃度。在我们实际的工作场景中,大部分项目都是长期存在的,不断有任务被创建,不断有任务被完成,周而复始。

通过调整周期,选择某一个或者某几个项目,就可以特定的周期里面查看每一位成员的活跃度了。

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-团队活跃日历

ONES.AI 根据已完成/已创建的任务数量,统计出团队不同时间的活跃度。当某一天完成/创建的任务数较多时,颜色较深;完成/创建的任务较少时,颜色偏浅。

你可以关注颜色较浅的区域,结合对应时间段的项目健康度和成员活跃度,判断该时间段的任务制定是否不合理,从而导致成员工作效率不高等等。

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「项目数据报表」

「项目数据报表」包括了:

– 项目总体进度

– 项目进展预估

– 项目目标追踪

– 项目属性分析

– 项目成员活跃统计

查看「项目报表」是帮助你了解部门/项目组工作进展最快捷的方式,它比团队数据报表更加细致多维度。

例如:预判项目是否延期、目标的达成速度、某项任务的属性跟踪、成员是否处于积极的工作状态······,它为部门经理、项目组负责人等相关人员提供了重要的参考。

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以上是 ONES.AI 的新功能,请各位尽情享用。

另,正式上线至今已有一月,非常感激提供了宝贵的意见和建议的用户们,接下来我们依然会不断改进和优化,为大家带来更好的体验。

期待下一次与你们相见。


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「万事 ONES.AI」是一套项目管理系统,致力于让团队全部信息在一处流转,工作在一处开展,以此协助企业管理不同的业务部门,达到 All in ONES。高度灵活可配置的模板和数据报表,让「万事 ONES.AI」适应各行各业独特的工作场景,符合不同的使用习惯,同时让管理者随时掌握工作进展,团队信息高效流转,降低管理成本。

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