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管理之道
为什么你的项目总是在延期?如何避免?
管理之道
为什么你的项目总是在延期?如何避免?
在项目管理过程中,由于种种内外部原因,延期几乎是家常便饭的事情。“十个项目九个延”更是诸多项目经理无奈与心酸的真实写照。
项目延期可能导致项目成本增加、资源失衡。在瞬息万变的商业环境下,如果不能积极地应对项目延期问题,可能导致整个项目失败、错失市场机遇。合理地规划、控制项目进度,尽量避免或者妥善处理项目延期问题,是每个项目经理的责任。
接下来将给大家介绍一下项目延期常见的三个原因及对应的解决方法
你的项目为什么会延期
1. 进度计划不合理
合理的进度规划是项目可以按时如期推进的前提。受制于整体战略规划、团队文化和人员素质等诸多因素影响,时常会遭遇如下问题:
工时预估不准确;需求范围模糊、任务拆分不合理、预估方法不科学都会导致预估工时与实际所需时间偏差。
资源分配与管理失灵:复杂业务线多项目并行环境下,管理者临时安排很可能产生资源冲突、项目延期难以避免。
2. 需求频繁变更
俗话说唯一不变的是变化。市场环境改变、战略目标调整、客户变更需求、执行过程发现新问题等,对项目活动是否按计划推进都会产生影响。
需求变更经常导致返工和资源浪费,很多工作推翻重做
对变更后的需求缺少有效的管理和控制,导致进度愈发失控
3. 团队沟通不充分
无论是部门内、还是跨部门项目,良好的进度管理都离不开团队成员之间的充分沟通和高效协作。任务背景、内容、实施流程等信息不同步,分工不明、找不到责任人,执行环节的诸多问题难以得到有效反馈和妥善解决,长此以往,必然影响项目按时交付。
如何应对项目延期
市场瞬息万变,项目历时越持久,需求范围就越难清晰定义,整体进度不确定性也越高。尽管如此,我们仍然有一些应对项目延期的有效方法和优秀实践。
1. 合理规划项目进度
根据项目特点和具体情境,选择合适的进度计划。对于需求范围明确、变化可控,稳定性价值高于灵活性的项目,可以适用瀑布开发方法,制定详细的进度计划、严格执行;而需求尚不具体且范围多变导致的延期,往往需要保持项目计划设计的灵活性,可以借助甘特图、工时管理、项目资源方法和工具,合理规划项目进度。
科学预估、管理工时;合理拆解需求,制定里程碑计划,完成任务拆分;各层级工时预估结论、整体排期计划公示、也可以通过周会制度,随时同步项目的推进过程,一旦发现有延期风险,要及时地应对,避免风险堆积。
有效评估和管理项目资源:面对资源冲突、过度分配和临时性调动问题,通过项目任务、和项目成员工时报表、资源饱和度统计,了解各项目资源投入情况。更高优先级需求、领导临时安排插入的影响可追溯,平衡整体资源
资源管理
ONES 资源管理帮助团队有效评估成员工作饱和度
2. 规范和控制需求变更
项目需求变更原因多种多样,无论是客户发起、还是公司/团队内部原因所致,正确的认识变更,管理相关方预期,规范变更流程,控制变更范围,跟进变更后需求状态和进度影响范围…都有助于降低项目延期风险、控制延期影响。
统一对项目目标的认知:对项目整体目标、重要任务优先级达成一致的前提下,分析需求变更的背景和内外部原因,按照既定的优先级和资源情况理性沟通
规范需求变更流程:结合具体业务场景,确定严格和正式的需求变更工作流程,防止随意、不必要的需求变更导致的进度延误
评估变更后影响、更新进度:对需求变更导致的返工任务量、资源浪费情况等影响评估和记录,并按照最新的需求规划更新进度计划
3. 制定更高效的沟通方法
项目沟通贯穿信息从搜集、管理、流通、执行、最终反馈的全流程。伴随项目复杂程度提升和团队规模扩大,高效的沟通除了传统集中办公、会议、周报等制度之外,也可以借助更多的工具和方法。
可视化工具:如看板、燃尽图等,帮助团队所有成员直观了解项目进度情况,任务背景状态、负责人、已完成项和剩余工时等一目了然、清晰可见
在线的团队知识库:共享项目计划和文件,文档资源及时共享,帮助不同角色职能快速找到答案和可用经验
项目沟通流程规范和会议制度:尤其是跨团队沟通的流程和规范,团队所有成员都按照统一的标准和规范执行,降低沟通成本
营造团队合作的良好氛围:多多促进成员之间的日常交流让他们更亲近,从而在工作中更容易合作
敏捷看板
ONES 敏捷看板,直观了解进度
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